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【gmail以外も可!】googleフォームの回答内容を複数アドレスに通知する方法

お困りさん1
お困りさん1
googleフォームのメール通知先にアドレスを複数追加するのってどうやるんだ、、
お困りさん2
お困りさん2
メールアドレスってgmailしか設定できないの?

今日はgoogleフォームに回答があった時に自動でメール通知する方法をめちゃくちゃ丁寧に説明します。

インターネットやパソコンが苦手な人でも理解できる記事を目指しています。

この記事を読んだらできること
  • googleフォームに回答があった時に自動でメールの通知が来るよう設定できる。
  • プログラミングやコードがわからなくてもコピーと貼り付けで設定できる。
  • 通知先に複数アドレスを指定できる。
  • gmailアドレス以外も指定できる。

前提条件:googleフォームは作成済み

googleフォーム未作成の方は先にこちらを読んでください

それでは行きましょう!

 

手順1:googleフォーム編集画面を表示

画像の画面になるように自分で作成したgoogleフォームの編集画面を表示してください。

フォーム編集画面

手順2:googleフォームからスプレッドシートを開く

回答のタブをクリックして切り替えてください。

切り替えると以下の画面になります。

右の方にあるスプレッドシートのボタン(緑色に十字マークの入ったボタン)をクリックします。

すると、以下のような表示が出ます。

そのまま「作成」をクリックします。

すると、自動でスプレッドシートが開きます。

ここにはgoogleフォームに回答があった内容が自動で反映されます。

試しに、自作のフォームに回答してみます。

番外編:自分で作ったフォームで試しに回答する方法

googleフォームの編集画面で右上にある目のようなマークをクリックします。

すると、以下のように実際に公開する時のフォームが別の画面で表示されます。

この画面は実際に回答して内容を送信することができます。

 

ここで先ほどのスプレッドシートをもう一度見てみると回答内容が自動で反映されています。(本来は上から2番目の位置に記録されているはずです!)

手順3:スプレッドシートからメール通知の設定を行う

スプレッドシートに自動反映されるのも確認できたのでいよいよメールの自動通知設定に移ります。

まずは、以下の画像を参考にスプレッドシートの画面で①「ツール」→②「スクリプトエディタ」の順にクリックしてください。

すると、また新しく以下のような画面が開きます。(スクリプトエディタと呼びます)

アルファベットのコードが書いてあって少し難しそうに見えますが大丈夫です。

ここからの手順は4つだけ。

  1. 既に書かれているfunction myFunction() {}という部分を選択して削除。
  2. コードをコピーして貼り付け。
  3. メールアドレスなど、あなた用に一部だけを書き換える。
  4. 変更した内容を保存する。

それでは詳しく説明します。

①既に書かれているfunction myFunction() {}という部分を選択して削除。

通常のテキストと同じようにコードの書かれている部分にそのままマウスを当ててドラッグすれば選択できます。

ドラッグしたらdeleteキーなどで削除しましょう!

削除前

削除後

②コードをコピーして貼り付け

削除して真っ白になったところに以下のコードをコピーして貼り付けましょう。

難しいことは考えず、そのままただ貼り付けるのです。

function onFormSubmit(e) {
  var recipient = 'hoge@example.com';
  var subject = '回答がありました';
  var items = ['お名前', '好きな食べ物'];
  var body = '以下の内容で回答がありました。\n\n';

  for (var i = 0, len = items.length, name; i < len; i++) {
    name = items[i];
    body += '【' + name + '】\n' + e.namedValues[name] + '\n\n';
  }
  MailApp.sendEmail(recipient, subject, body);
}

コードのコピーの方法は2つ

  1. コードにカーソルを合わせると右上に出て来る「COPY」のボタンをクリック。
  2. コード全体を選択して「ctrl(コントロールキー)+ C 」もしくは右クリックして「コピー」をクリック。

①の場合

②の場合

コピーできたらスクリプトエディタの画面に戻ってそのまま貼り付けます。

貼り付け方法は、先ほど削除して空白の部分をクリックして

  1. ctrl(コントロールキー)+ V
  2. もしくは 右クリックして「貼り付け」をクリック。

貼り付けると以下のように表示されるはずです。

③メールアドレスなど、あなた用に一部を書き換える

基本的にあなたが変更するのは以下の4箇所のみです。

  1. メールアドレス部分
  2. 通知メールの件名部分
  3. googleフォームに設定した質問項目部分
  4. 通知メールに記載されるテキスト部分

①メールアドレス部分

var recipient = 'hoge@example.com';

の部分でメールアドレスを設定しています。

‘hoge@example.com’の中身をあなたが設定したいアドレスに変えるだけでOKです!

  • コード部分を編集するときは必ず半角で入力する
  • ‘(上についている点)の間にメールアドレスを書く

※ ’(アポストロフィ)や;(セミコロン)を消してしまうとうまくメールが通知されないので気をつけてくださいね!

通知先のメールアドレスを2つ以上登録するとき

通知先のアドレスを複数登録するときは以下のように入力します。

var recipient = 'hoge1@example.com, hoge2@example.com';
  • ‘(上についている点)の間に全てのアドレスが入っている
  • 全て半角で入力されている
  • 1つ目のアドレスと2つ目のアドレスが ,(カンマ)で区切られている

var recipient = ‘hoge1@example.com, hoge2@example.com, hoge3@example.com’;

var recipient = ‘hoge1@example.com’, ’hoge2@example.com’;

少しわかりづらいですが、悪い例では’(上についている点)の中に1つずつアドレスが入っています。これではうまく動作しません。

必ず ‘(上についている点)の中に全部のアドレスをまとめて入力しましょう

②通知メールの件名部分

次は以下の部分です。

 var subject = '回答がありました';

この部分は設定したアドレスにメールが届いた時の件名に表示される内容です。

先にこのあと設定が完了したら届く通知メールの画面をお見せすると赤枠の部分です。

メールの件名なのでシンプルでわかりやすいものがいいでしょう。

例えば、フォームからお申し込みがありました。など自由に設定してください。

  • 日本語部分を’ ‘(上についている点)で囲まれている中に書く。

 

③googleフォームに設定した質問項目部分

次は以下の部分です。

  var items = ['お名前', '好きな食べ物'];

ここはあなたが作成したgoogleフォームの質問項目のタイトルを入力していきます。

どこかというと以下の赤枠で囲っている部分ですね。

入力方法のポイントは以下

  • [ ] (カッコ)で囲まれている中に質問項目の数だけ入力する
  • それぞれの質問項目を’ ‘(上についている点)で囲む
  • 質問項目の間は ,(カンマ)で区切る

④通知メールに記載されるテキスト部分

さあ、コード部分はこれで最後ですよ!

var body = '以下の内容で回答がありました。\n\n';

この部分は、実際にメールで通知が来たときに表示される文章です。

先に通知画面をお見せするとこんな感じ

 

この部分は先ほど指定したメールアドレスに届く内容なので

宛先が自分宛なら正直何でも構いません。

とにかく日本語部分に何か書いておきましょう。

お問い合わせフォームなら

以下の内容でお問い合わせがありました

お申し込みフォームなら

以下の内容でお申し込みがありました

などでいいでしょう。

  • 日本語部分を’ ‘(上についている点)で囲まれている中に書く。
  • \n\nの部分は消さない。

④変更した内容を保存する。

さあ、ここまでくればあとは保存です。

「ファイル」→「保存」をクリックすればOKです。

⑤送信トリガーを設定する

ここまでくればあと一歩です!

「編集」→「現在のプロジェクトのトリガー」をクリック。

すると、自動で新しい画面が開きます。

右下の「トリガーを追加」をクリック。

すると、また新しい画面が自動で表示されます。

イベントのソースを選択を「スプレットシートから」、イベントの種類を選択を「フォーム送信時」に変更します。

変更できたら「保存」をクリックしましょう。

すると、また新しい画面が開きます。

ここでgoogleアカウントの認証が求められるので自分のアドレスをクリックしましょう。

(画像ではアドレスの前半部分を隠しています)

gmailのアドレスをクリックすると、警告が出ますが問題ありません。

左下の「詳細」をクリックしましょう。

すると、隠れていた部分が表示されるので

「無題のプロジェクト(安全ではないページ)に移動」をクリックします。

そして最後に「許可」をクリック。

すぐにgmailで許可したアドレスにセキュリティ通知のメールが届くと思います。

届いたメールは特にすることはありません。

これでメール通知の準備は完了です。

⑥送信テストをする

もう一度自分のgoogleフォームで回答を送信してみましょう。

やり方を忘れた方は番外編に戻って確認してください。

送信が完了すると、設定したアドレス宛にメールが届くはずです。

無事に届きました!

スプレッドシートも確認してみましょう。

ちゃんと追加されています!

これでメールの通知設定は完了です。お疲れ様でした!

 

なるべく分かりやすく書いたつもりですが、それでも

  • 記事を読みながらやったけど、ここがわからない!
  • 直接教えて欲しい!
  • てかもういっそ代わりにやって!

という方には、オンラインビデオツールなどを利用して

直接説明させていただいたり、代行で設定も可能です。

初心者の方への丁寧な説明には自信がありますので、

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代行での簡単なフォームの作成とメール通知設定なら5000円で承ります。

説明しながら一緒に設定して欲しいというご要望も受け付けています。

その場合の価格は応相談。お問い合わせ無料です!

 

 

 

ABOUT ME
まーしー
1993年生まれ。岡山大学経済学部→3年弱NTTグループ→自分で稼ぐ力をつけるためフリーランス。ホームページ・バナー制作・名刺制作・写真編集、その他できそうなこと何でもやります。